5 Management Tools die Je Leven als Ondernemer Makkelijker Maken

Tools jul. 27, 2020

Blijf on-track, voorkom stress en werk productief

Een eigen bedrijf opbouwen vraagt veel; je verliest snel de tijd uit het oog, je verdrinkt in de stapels to-dos en je verliest zonder dat je het weet waardevolle kennis en informatie. Onder het motto ‘beter voorkomen dan genezen’, vind je hier vijf tools die je hierbij zullen helpen:

  1. Toggl: productiviteit binnen handbereik - hou je timing in het oog
  2. Slack: structureer de communicatie binnen je bedrijf
  3. Trello: digitale post-its - de nummer één task manager
  4. Grammarly: schrijf beter Engels - vermijd spelling- en grammaticale fouten
  5. Notion: al je kennis en documenten op één plaats

Ben je gehaast? Lees dan deze blog in snackformaat, helemaal onderaan 👇🏼


Toggl: productiviteit binnen handbereik - hou je timing in het oog

Waarom je Toggl moet gebruiken

Je hebt het al ontelbaar veel keer meegemaakt: je begint de dag met een gigantische to-dolijst, na wat te tokkelen op je laptop is het opeens 18u. De helft van je taken zijn blijven liggen, de tijd vliegt aan je voorbij. Om beter te begrijpen waar al je tijd en energie naartoe gaat, is een time management tool zoals Toggl de reddingsvest die je nodig hebt.

Toggl is een gratis applicatie waarop je je gespendeerde tijd kunt bijhouden, het zal je exact vertellen aan welke taken je het meeste tijd besteedt. Je stopt de timer wanneer je niet werkt en start hem weer als je aan een (nieuwe) opdracht begint. Eens je deze gewoonte hebt gekweekt, zal je er weg van zijn.

Het nut van time-tracking

Je zal automatisch gelijkaardige taakjes samen nemen. Vanaf nu zal je geen zes keer per dag je mail openen, want dan moet je telkens je timer op- en afzetten. Time tracking zal je bewuster maken van je tijd. Beter nog je zal ontdekken welke taken of klanten je hinderen om door te werken. Dankzij de inzichten en rapporten die Toggl biedt kan je je effectiviteit verhogen!

Werk je aan meerdere projecten tegelijk? Maak dan verschillende projecten aan en geef ze tags, zoals: administratie, vergadering, marketing, development… Daarnaast kan je aanduiden of je tijdslot factureerbaar is. Je rekening maken zal veel praktischer worden. Download de desktop applicatie.

Slack: structureer de communicatie binnen je bedrijf

Waarom je Slack moet gebruiken

De interne communicatie binnen je bedrijf structureren? Eén antwoord: Slack. Deze app voor desktop en smartphone zal onderlinge e-mails, sms'jes en alle andere tools (waarvan je geen idee hebt, wie, wat, waarvoor gebruikt) vervangen.

Maak kanalen aan voor de verschillende departementen van je bedrijf, zo val niet iedereen overal mee lastig. Of je nu privéberichten wil sturen, andere apps wil integreren of documenten en links wil delen, het kan allemaal. Slack houdt je team geconnecteerd zelf als er iemand in het buitenland zit of collega’s van thuis werken. Bovendien zal er niet elke twee minuten iemand aan je bureau staan met de stomste vragen.

De keerzijde aan Slack

De voordelen van deze tool zijn tegelijkertijd ook de vijand ervan. Vroeger toen mensen nog mailden naar elkaar, verzond je niet voor elk detail een mailtje. Terwijl met een app zoals Slack de drempel om vragen te stellen veel lager ligt. Elke minuut worden er berichtjes verzonden zonder enige limitatie. Dat zorgt voor stress, want mensen hebben het gevoel dat ze onophoudelijk bereikbaar zijn. Ook een kwaad bericht sturen is snel gebeurd, terwijl de barrière om een mail te sturen in een boze bui groter blijft.

Trello: digitale to dos - de nummer één task manager

Waarom je Trello moet gebruiken

Als je nog geen gebruikmaakt van een task manager is het dringend tijd om daar verandering in te brengen. Een georganiseerde takenlijst, zal je rust brengen. Wees eerlijk met jezelf, hoe vaak ben je je post-its al kwijtgespeeld? Of vergeet je die momenten dat je je to-dolijstje onderdompelde met koffie? En aan de frigo thuis halen de lijstjes ook niet veel uit. ‘Time is money’ en je to-dos digitaal organiseren zal je veel tijd en dus ook geld besparen. Structureer je Trello borden volgens de departementen of projecten binnen je bedrijf.

How you should use Trello

Na elke vergadering moet er één iemand de besproken taken omzetten in Trello kaartjes. De verantwoordelijke voor elke taak kan getagd worden, maar je kan ook een beschrijving, checklist of bijlage toevoegen. Reageer op to-dos om op de hoogte te blijven van vorderingen, hang labels aan kaartjes en geef taken een vervaldatum.

We gebruiken altijd de volgende structuur: TO DO - WORKING ON - FINISHED - BLOCKED. Zo zal je makkelijk je weg vinden in verschillende borden. Bovendien weet je waar je collega’s mee bezig zijn, wat ze nog moeten doen en met welke problemen ze zitten.

Grammarly: schrijf beter Engels - vermijd spelling- en grammaticale fouten

Schrijven kan echt vermoeiend zijn. Daarom schrijf je snel fouten, maar ook ik, iedereen maakt schrijffouten en dat is oké zolang je ze probeert te vermijden. Deze gratis tool wijst je op plagiaat, je spellings- en grammaticale fouten en verbetert ze. De Chrome-extensie van deze Engelse schrijf assistent zal je zonder twijfel helpen, het verbetert continu je foutjes in e-mails, Google Drive…

DUS, gebruik een schrijfassistent!

Notion: al je kennis en documenten op één plaats

Waarom je Notion moet gebruiken

Een duurzaam bedrijf opbouwen begint vanaf de eerste dag! Denken dat je (nog) geen gemeenschappelijke werkruimte nodig hebt, is niet zo slim. Begin meteen met een schaalbaar systeem, zoals Notion. Als je vanaf het begin georganiseerd werkt,  je kennis en documenten op één plaats bewaart, bespaar je jezelf veel tijd in de toekomst. Neem het van ons aan, na meerdere start-ups te runnen, hebben we vele lessen geleerd.

Een nieuw teamlid of stagiair onboarden zal 100x eenvoudiger worden. Ook een businessplan schrijven of taken van de ene persoon aan de andere geven wordt een fluitje van een cent. Dankzij Notion hou je een overzicht op je: notities, documenten, taken, databases en dit alles voor verschillende projecten.

Waarom we Notion gebruiken bij ProductBuilder

We schrijven alles op: onze missie, de tools die we gebruiken, vergaderverslagen, zelfs wat we moeten doen als we een nieuw teamlid aanwerven. Als er een nieuweling start kan je simpelweg vragen om Notion te lezen, in plaats van alles zelf uit te leggen en kostbare tijd te verliezen. De documentatie zou hem of haar voldoende informatie moeten geven om aan de slag te kunnen.

Tip: hoewel het geweldig is om als team samen te werken moet niet iedereen zomaar alles kunnen toevoegen, wanneer ze maar willen. Dan dreigt Notion één grote puinhoop te worden, dus let hiermee op!


In snack formaat

  • Toggl: start en stop de timer wanneer je niet werkt of een nieuwe taak start. Ontdek welke taken het meeste tijd kosten. Cluster vergelijkbare taken, word productiever. Duid factureerbare tijd aan en probeer je manier van werken te verbeteren dankzij inzichten en rapporten.
  • Slack: organiseer je (interne) zakelijke communicatie in één applicatie. Kies wanneer je vragen beantwoordt. De keerzijde? Je bent constant bereikbaar. Laat je niet overdonderen door de hoeveelheid aan berichten.
  • Trello: weg met traditionele post-its, die verlies je toch. Digitaliseer je taken in een task manager. Maak één persoon verantwoordelijk om vergaderingen om te zetten in Trello-kaarten. Blijf op de hoogte van elkaars vooruitgang.
  • Grammarly: schrijf beter Engels. Elimineer grammaticale fouten, controleer je spelling voortdurend en verbeter je schrijfvaardigheden.
  • Notion: structureer je informatie en documenten op één plek. Verspil geen tijd meer met zoeken naar de juiste documenten. Nieuwe teamleden verwelkomen wordt een stuk eenvoudiger.


Laura Verbeke - Marketing Expert

Our youngest team member full of ambition is responsible for all our marketing activities. She’s also the sympathetic and thoughtful contact person for some of our fantastic brands!

Top! je hebt je succesvol ingeschreven.
Top! Nu nog de checkout afronden voor volledige toegang.
Welkom terug! Je bent succesvol ingelogd.
Yes! je account is volledig geactiveerd, je hebt nu toegang to alle inhoud.